Hochschulprogramm am heißen Juniwochenende: Desaster oder Triumph? – Erwartungen, Vorbereitungen und Lernerfolge in der Eventplanung

arbeitende Studierende an Laptops
Drei Monate lang planten die PR-Viertsemester das Creative Camp. Quelle: Nadja Maur

„Ja, wir sind aufgeregt“, gibt Nadja Maur zu, Moderatorin des Abends und des Creative Camps, das am nächsten Tag stattfinden soll. „Was passiert denn, wenn jetzt niemand kommt? Oder wenn alle S-Bahnen ausfallen?“ Mit solchen Eventualitäten rechnen sie, die Viertsemester des Studiengangs Public Relations, auch noch am Vorabend des Events. Etwa drei Monate lang waren sie mit der Planung ihres Projekts Creative Camp beschäftigt. Jetzt sind sie mittendrin: am Ende des ersten Abends, an dem die Teilnehmer einem Vortrag des Ketchum Pleon Head of Creative Planning David Nelles lauschen und sich anschließend in die Gruppen für den Folgetag einteilen. Und obwohl Nadja weiß, dass in den einzelnen Arbeitsgruppen das Limit dessen ausgeschöpft wurde, was bisher getan werden konnte, flattern die Nerven.

Was, wenn sie nicht mitmachen?

„So ein bisschen schwierig“ stellt sich auch ihre Kommilitonin Anja Keinath die Situation am Samstag vor: „Die Teilnehmer stehen ja im Mittelpunkt der Veranstaltung.“ So haben sie das geplant, die PR-Viertsemester: Der größte Teil ihrer selbst erdachten Veranstaltung besteht aus Workshops, in denen die Gruppen teilnehmender Studierender und Young Professionals mithilfe verschiedener Kreativitätstechniken Lösungen für einen realen Fall erarbeiten. „Das ist anders, als wenn man sagt, wir organisieren jetzt alles vorab und bespaßen die Teilnehmer so ein bisschen“, weiß Anja. „Hier müssen sie ja selber ran. Das ist nicht ganz planbar.“ „Am meisten Angst habe ich davor, dass sich die Leute nicht so ganz darauf einlassen. Dass sie alle irgendwie teilnahmslos dasitzen“, sagt auch Nadja.

Einige Viertsemester sind am Samstag für die Leitung der Gruppenarbeiten unter den Teilnehmern zuständig. Quelle: Vanessa Krug

Oder: Was, wenn sie Spaß haben?

Dem entgegenwirken und die Teilnehmer zum Mitmachen animieren, wollen neben Anja Keinath auch Merle Flachsbart und diejenigen Viertsemester, die sich während der vorangegangenen Planungsphase um die begleitenden Social Media-Kanäle gekümmert haben. Sie hoffen, dass die Teilnehmer an den Programmpunkten und an den ausgesuchten Kreativitätstechniken Spaß haben werden. „Und dass wir am Ende coole Ideen haben, von denen wir vielleicht auch selbst überrascht werden“, so Nadja.

Welche Art von Event soll es sein?

Wie alle anderen PR-Studierenden ihres Semesters war sie im Verlauf der Planung für zwei verschiedene Aufgabenbereiche zuständig. Für einen möglichst reibungslosen Ablauf haben sie sich im März selbst in Gruppen eingeteilt: Vorgabe vonseiten des Professors Dr. Swaran Sandhu war es lediglich, gemeinsam als Kurs eine Veranstaltung im Juni auf die Beine zu stellen und durchzuführen. In etwa so lautet der Auftrag innerhalb der Lehrveranstaltung Aktuelle Themen, die die jeweiligen Viertsemester belegen. Warum haben sie sich gerade eine solche, eher riskante Veranstaltungsform ausgesucht? Hätte es nicht ein Abend voller Vorträge hochkarätiger PR-Referenten getan? „Wir haben uns gedacht, es sollte etwas sein, wo wir selbst auch hingehen würden“, meint Nadja. Studierende der Stuttgarter Hochschulen und junge Menschen, die gerade ins Berufsleben eingestiegen sind, sollten sich vom Veranstaltungsangebot angesprochen fühlen. Schon bei der ersten Ideensammlung zum Konzept der Veranstaltung stießen die Studierenden aber auf Herausforderungen. „Wir hatten zuerst gar keine Dimension, an der wir Umfang der Veranstaltung oder geeignete Themenart hätten messen können.“ Dass der Auftrag der Lehrveranstaltung Aktuelle Themen bewusst so frei gestaltet ist, kann irritieren – die Orientierung fehlte. Klar war: Das Event sollte interaktiv sein. „Wir haben uns relativ schnell dazu entschieden, eine Art Mitmach-Camp zu machen“, meint Nadja. „Das war gut für uns. Das schränkt die möglichen Themen ein bisschen ein. Kreativität fanden wir dann alle cool, weil man da den Leuten Fertigkeiten mitgibt und nicht nur Inhalte bereitstellt.“

Wie lässt sich die Teamarbeit koordinieren?

Die Studierenden luden Teilnehmer ein, gestalteten Promo-Material, kümmerten sich um die Kommunikation der Veranstaltung sowie um Sponsoren, Catering und jegliche benötigte Materialien. „Wir hatten ein Sponsorenteam, ein Öffentlichkeitsteam, ein Programmteam und ein Team, das sich generell um die Organisation gekümmert hat“, zählt Merle auf. Sie betont, wie wichtig an dieser Stelle die teaminterne Kommunikation ist: „Man braucht ein detailliertes Briefing, an das sich jeder halten kann. Nur so hat man einen guten Überblick.“
Nadja findet, dass der gesamte Kurs so über den Verlauf der Planungsphase hinweg ein stärkeres Zusammengehörigkeitsgefühl entwickelt habe: „Das ist auch ganz wichtig für jegliche Art von Teamarbeit, dass man sich einander vertrauen kann, dass man sieht, dass das Ergebnis auch stimmt.“

Auch zwischen den Einzelgruppen muss die Kommunikation stimmen: regelmäßig fanden teamübergreifende Treffen statt. Quelle: Merle Flachsbarth

Klar ist also: Dazugelernt haben sie bei der monatelangen Planung alle. Trotzdem lief im Vorfeld nicht alles glatt. In der Gruppeneinteilung haben sie einmal umdisponieren müssen, weil sie den Arbeitsaufwand für manche Aufgaben unterschätzt haben. Auch war nicht jede Idee umsetzbar: Einen Eiswagen hätten sie gerne gehabt für den Samstag im Juni. Das hat aber nicht funktioniert. Was zunächst problematisch erscheinen kann, habe aber auch seine Vorteile, so Nadja. Zum Beispiel habe zwar die Doppelaufgabe, die jedem zugemutet wurde, zum Teil zu Chaos geführt. „Es war aber für die Verzahnung ganz gut. Ich war zum Beispiel im Inhaltsteam und im Referententeam, das heißt, ich konnte mit den Referenten sprechen und wusste dann gleichzeitig, wie wir den Inhalt dadurch gestalten müssen.“ Und manchmal zwinge eine fehlgeschlagene Idee eben zum Umdenken.

Wie steht es um den Aufwand?

Während die Teilnehmer am Samstagmorgen in den Würfel hineinstapfen und per Unterschrift ihre Einwilligung in eventuelle Bildaufnahmen bekunden, ist schon längst der größte Teil der Eventvorbereitungen gelaufen. Auf „drei Viertel, vielleicht noch mehr“ wird Nadja später den Teil des Aufwands schätzen, der bereits vor dem Wochenende in die Veranstaltung hineinfloss. „Wir wussten, wer von uns bereitet wann was vor, wann kommt der Techniker für die Kaffeemaschine, und dann ist es einfach nacheinander passiert, ohne dass man viel dazutun musste. Man kannte den Ablauf, man wusste, was passiert, und das hätte ja alles nicht funktionieren können, wenn man’s im Vorfeld nicht gemacht hätte.“

 

Material, Catering & Co. erforderten lange vor dem Event Aufmerksamkeit. Selbstverständlich fiel aber auch am Stichtag Arbeit für die Studierenden an. Beschilderung, Stationen- sowie Tischaufbau und der Empfang der Besucher sind nur wenige der Dinge, die die Viertsemester beschäftigt hielten.

Anja war vom Umfang des Aufwands überrascht. „Persönlich habe ich gelernt, dass hinter einem Event viel, viel mehr steckt, als nur ein paar Referenten einzuladen. Ich hätte überhaupt nicht erwartet, dass das so viel Planung erfordert.“ Man müsse bis ins letzte Detail planen und dabei sicherstellen, dass jeder im Team Bescheid wisse.

Screenshot: Arbeitsfortschritt in der Online-Plattform Trello
Ein Blick in die Diskussion auf der Online-Plattform Trello, die die Studierenden zur Koordination der Aufgaben nutzten, verrät: die Planung einer Veranstaltung kostet viel Mühe. Quelle: Screenshot von Nadja Maur

Lohnt sich das Ganze?

Das Fazit nach dem heißen Junisamstag, den Organisatoren und Teilnehmer des Creative Camp gemeinsam in den grauen Neubauten der Hochschule verbracht haben: Es hat funktioniert! Die Kaffeemaschine, für die der Sponsor sogar eigens einen Techniker zur Verfügung gestellt hat, ist zwar teilweise ausgefallen, aber „obwohl es Freitagabend und den ganzen Samstag im Juni war, waren die Teilnehmer richtig bei der Sache engagiert“, schwärmt Merle. „Meine Gruppe hat sogar gesagt, sie hätten am liebsten noch mehr Zeit gehabt und sich den ganzen Samstag bis abends noch hingesetzt und das vertieft.“ Die Veranstaltung war voll ausgebucht, hat einige Teilnehmer offensichtlich mitgerissen und auch Ergebnisse hervorgebracht, die Organisatoren und Referenten überrascht hat.

Was nehmen Studierende aus der Eventplanung mit?

Nadja, Anja und Merle können sich eine Zukunft in der Eventkommunikation vorstellen. Die Erfahrung hat sie in ihrem Berufswunsch bestärkt. Über ihre Rolle im Projektmanagement sagt Nadja zum Beispiel: „Mir persönlich macht das viel mehr Spaß als reine Textarbeit. Es gibt ja solche und solche und ich finde das gut, dass wir im Studiengang verschiedenste Felder ausprobieren.“ Und Anja und Merle würden auch im Berufsleben gerne Social Media-Kanäle betreuen.
In Zukunft würden sie alle einige Dinge anders machen – zum Beispiel den Fokus in der Organisation zunächst auf die dringendsten Dinge legen, anstatt sich in Einzelgruppen strikt auf die jeweiligen Zeitpläne zu verlassen. Mehr Weitsicht einbringen. Manche Teammitglieder mehr zur Nutzung des offiziellen gemeinsamen Kommunikationstools verpflichten. Froh sind Merle und Anja dagegen darüber, dass sich alle gemeinsam rechtzeitig um Referenten gekümmert haben. Und eines würden sie alle ganz sicher wieder ganz genau so machen wie in diesem Semester: „Ein Thema nehmen, das persönlich interessiert.“ Das habe sie alle zu Experten auf dem Gebiet gemacht, sie umfangreich auf die Betreuung des Events vorbereitet und die gesamte Organisation erleichtert. Die „große Panne“, wie Nadja es nannte, blieb aus – und Organisatoren und Teilnehmer zeigten sich gleich begeistert von der Arbeit, die auch noch am Freitag und Samstag von allen Seiten ins Creative Camp gesteckt wurde. Den lockend hohen Temperaturen außerhalb der Hochschulgebäude zum Trotz.

About Vanessa Krug

Vanessa Krug, PR-Studentin im siebten Fachsemester, hat eine Schwäche für Geschichten und Großbritannien. Deshalb erzählt sie auch hier auf dem Blog gerne, wenn sie sich nicht gerade auf Reisen befindet.